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従業員10名超えたら要検討?人事労務の業務代行を頼むタイミングとは
採用コストや雇用リスクを回避、経験豊かな担当者に正確・迅速な人事労務業務を委託できる「代行」という選択肢。
実は中小企業にこそお勧めできるサービスなのです。
数ある人事労務業務の中でも大きなウェイトを占める給与計算や年末調整は、特に間違いが許されません。
社会保険や税制の法令は定期的に改正されるため、給与計算等ソフトウェアの更新だけでなく、労務担当者も適時アンテナを高くして法改正に対応することが求められます。
また繁忙期には、業務をスムーズに行なうため人を増やしたいほど多忙なのが人事労務部署ですが、誰でもできる業務ではない部分もあり、人員の限られている企業では労務経験者の人材確保も課題です。
もし以下の項目に当てはまるものがあれば、業務代行サービスの利用を検討する価値があるでしょう。
自社の従業員数が10名以上～数百名の中小企業である
結論から言うと、人員の余裕がない中小企業にこそ業務代行はおすすめです。
小規模な会社では、それぞれの業務担当者は人数が限られているところがほとんどで、手が足りないならすぐに増員、とはならないケースがほとんど。
仮に10名以下の小規模事業所であれば、社内のみで労務業務を行なっても、消化できる業務量に収まるかもしれません。
しかし事業成長や業務の拡大でそれ以上の従業員数になると、急激に業務量や所要時間が増えていき、担当従業員の負担は相当なものになります。
今後、事業を成長させていく上で業務拡大の予定があるもののすでに社内の余裕が少なくなっていると感じているのであれば、業務代行を検討しない手はありません。
人員を増加したいけれど必要な人材の採用がむずかしい場合、雇用にかかわるリスクも軽減できます。
労務担当が他業務兼務のため労働時間が長い傾向がある
規模の小さな会社では、何でも屋のような働き方をする従業員がいる場合があります。
人事労務部署がなく、総務担当または経理担当が兼任している、というところも中にはあるでしょう。
そのような場合、多岐にわたる本来の部署業務も遂行しなければならないため、月次の人事労務業務は大きな負担となり、労働時間が長くなる傾向にあります。
労務は法改正の影響を大きく受けるため、知識のアップデートも並行して行わなければならず、その時間を捻出することも簡単ではありません。
長時間労働の解決が課題であったり、人材が不足していたりするのであれば、代行業者を使うのに適した企業と言えます。
2010年代以降に重視されるようになってきたコンプライアンスの側面から見ても、人事労務業務の見直しは有効です。
給与計算や勤怠管理、労務手続きの業務の質に自信がない
専門知識が豊富でないスタッフが勤怠管理や給与計算を行うことのリスクを考えてみましょう。
例えば、万が一、給与支給後に計算ミスが発覚した場合、従業員からの信頼が下がります。
また、再計算による従業員への追加支給・追徴に加え、経理上の修正処理などが発生すると、二度手間を費やしその分コストも発生します。
特に年次で行うような労務手続きは、そもそも実務の機会が少なく、兼任スタッフが経験を積むまでに相当な時間を要します。
人事労務に特化した業者へ代行依頼することで、迅速さ・正確さが保証され、業務の質を向上させることができます。
北米などの国々では大学でHR専攻科があるほど、専門知識を必要とされるのが本来の人事労務業務なのです。
代行業者を選ぶポイントとは
- ①専門性
- ②迅速で柔軟な対応
- ③情報管理方法
- ④料金
社内に専門スタッフがいない場合、定期的な法改正や労働局などからの情報を、タイムリーにしかも正しく対応することは容易ではありません。
また年末調整や賞与支給時期など、通常期と繁忙期で必要人員が増減する労務業務。
いずれも個人情報を扱ううえ、知識と経験を要する業務であることから、臨時スタッフを雇うとしても高い条件をつけて探さなければなりません。
この部分を代行するだけでも社内での負担軽減となり、人的資源を有効に振り分けることができるようになるでしょう。
なお、社会保険関係の業務は給与計算に関する業務と切っても切り離せないので、合わせて委託することがおすすめです。
どこまでを自社で行いどこからを委託するのか、削減できるコストと増加してしまうコストを算出し、賢く利用したいですね。
CASTER BIZ HRでは人事労務に特化したスタッフが、セキュリティ研修を受けたのち業務に臨んでいます。
担当者が柔軟にサポートし納品まで細やかに対応していますので、小さなことでもまずは気軽に当社へご相談ください。
