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ハードルは全然高くなかった！人事労務のオンライン化への不安はこうやって取り除く
ここ数年、とくに時節柄2020年～2022年の3年間で、「業務オンライン化」へ舵を切る企業が増えています。
ローカルネットで完結させていた環境をインターネット上へ移行し、オンラインで管理や操作ができる環境にすること。身近な例で言うと、対面の打ち合わせをビデオ会議へ移行したり、クラウドツールを使って資料の共有を行ったりということがあります。
“業務でPCを使ってはいるが、内部ネットワークでつながるためオフィスにいる時だけ作業できていた”という状況がなくなり、どこからでもアクセスして作業できるのが特徴です。
これにより、業務の自動化やテレワークの実現で働き方の選択肢が増えるため、業務オンライン化を推進する動きも見られます。
オンラインツールやクラウドツール導入にあたって心配なことの代表例としては、
- ・個人情報が心配だが、セキュリティ面でどのような対策をとるべきか
- ・業務負担を軽減できると聞くが、本当にできるのか
- ・自分たちだけでスムーズに運用できるのか
といったことが挙げられます。
結論からいうと、自社の状況に合わせて業務を最適化できれば、運用においてはさほど心配する必要はありません。
自社で「人事労務業務のオンライン化」導入に興味がありながらハードルの高さを感じているのであれば、まずはその心配事を払拭していきましょう。
個人情報の取り扱いが心配！セキュリティ面で必要な対策とは？
オンラインツール自体のセキュリティ対策は開発側のエンジニアが日々行っておりシステム管理も開発側任せなので、こちら側の作業やコストはほぼ不要です。
個人情報の漏洩はむしろ身近なところから起こる可能性があるため、自分が日常使っているコンピュータを守ることに気を配りましょう。
例えば、使用する人へ施す対策として、
- ・パスワード管理をルールを決めて運用する
- ・セキュリティ研修を実施する
- ・社用PCの業務外使用禁止を徹底する
- ・社外でネットワークに接続する際の公衆無線LANの利用禁止
などは最低限必要でしょう。
また、技術的な面でできる対策には、
- ・OSのセキュリティ上重要なアップデートを無視しない
- ・ウィルス対策ソフトを最新状態に保つ
などがあります。
万が一の場合、初動が遅れるほど事態は大きくなるので、ささいなことでも何か問題が起こった場合にすぐに報告できる体制（言い出しやすい雰囲気づくり）を整えることも必要なことの1つです。
業務負担を軽減できると聞くが、本当にできるのか
業務オンライン化によって期待される効果として
◆人事労務部署にありがちな、人の手による作業工程を軽減
人事労務分野は、勤怠管理・給与計算をはじめ人事書類管理まで、オンライン化できる業務は多岐にわたります。
そして、業務そのものの自動化ができるため、これまで担当者がこつこつ作業していたデータ入力や計算の工程がぐんと少なくなり、人為的なエラーの減少も期待できます。
人事労務情報は特に取り扱いに注意が必要で、業務量においても膨大なものです。エクセルや紙による管理の場合、抜け・漏れの確認、最新情報の管理などが大変ですが、それをオンライン化できれば人事データの管理業務それ自体の管理が楽になります。
業務を最適化することにより、今まで作業にかけていた時間と労力を大幅に浮かすことができるでしょう。
浮いた時間を研修等に使って人事労務知識のアップデートをしたり、多忙を理由に放置していた業務に着手したり、ポジティブな変化が生まれます。
◆従業員の通勤／残業の負担を軽減
人事労務部署は一般的に労働時間が長くなりがちと言われており、かつ専門知識を持った人員を必要とする部署。
どこからでもアクセスして仕事ができる環境が整備されると、テレワークや時短勤務のような働き方の選択肢を作ることができます。
極端な話かもしれませんが、家の事情などで時間の確保に苦労している従業員が部署内にいるとして、もし自宅でその仕事を続けることができるなら、その人は仕事を休んだり異動したりする必要もなく、会社は時間をかけて代替要員を探す必要もありません。
労務行政研究所が行った「人事労務諸制度の実施状況調査」（※一般財団法人 労務行政研究所,『企業における人事労務関連制度の実施状況』,2022年）では、2018年に1割程度だった在宅勤務の実施率は、2022年の調査で6割台に達しています。
これは業務をオンライン化できているからこそ実現したことです。
もちろん、業務オンライン化の目的はそれだけではありませんが、その環境を整えておくことは、長い目で見ると従業員にとっても会社にとってもプラスに働くと言えます。
スムーズに運用するためには
社内で経験がなかった方法を新しく業務に取り入れることは、やはり不安がついて回りますね。
業務オンライン化には、複数の選択肢があります。
①自社社員のみで運用する
ツールの導入自体は決して難しくありません。
ただし、業務の棚卸しをきちんとしないまま導入すると、従業員の負担が思うように軽減しない場合もあるので、自社社員のみで運用する場合は経験者や知識のある従業員がいることがベースになります。
「オンラインツールはまったく経験なし」、「パソコン経由で社員同士コミュニケーションすることがない」という場合は多少のトレーニングが必要ですが、そうでないなら比較的スムーズに業務オンライン化へ移行できるでしょう。
②業務代行サービスを利用する
前に述べたように、業務の棚卸しをすることが効率化への入り口です。不安がある場合は、最初からサポートを受けることを視野に入れてみませんか。
キャスターのサービスCASTER BIZ HRは、人事労務分野に特化しています。
細やかに打ち合わせをし、どんな負担をどの程度軽減できるか、予算に合わせた運用方法をご提案。
初めてのご利用でも無理なく導入につなげることができます。
自社の従業員が無理なく行える部分とキャスターがお手伝いする部分を明確にし、専門知識を持ったキャスターのスタッフがオンラインで業務をおこないます。
キャスターがおすすめしているオンラインツールやクラウドツールは初心者でも触りやすい仕様なので、一度使ってみていただければその便利さに気づくはずです。
今後、ますます業務のオンライン化が進んでいくことが見込まれます。
オンライン化の検討やクラウドツール導入～整備～運用まで、人事労務のプロが揃うCASTER BIZ HRがお手伝いします。気軽にご相談ください。
高いと思っていたハードルは、近づいてみると意外に低く感じられるかもしれません。
