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人事労務の課題のほとんどが「オンライン化」で解決できる理由
人事労務担当者の「人手不足」に悩む企業は、年々増え続けています。
人事労務部門は組織基盤であり経営の要になるため、時代の変化にいち早く適応できるよう、企業は早急にその課題解決に取り組まなくてはいけません。
しかしながら、従来の解決策だけでは人手不足課題は解決しきれなくなってきており、新たな一手が求められています。
その中で、新たな一手として非常に有効なのが、人事労務業務の「オンライン化」です。
実際に、先んじて人事労務部門の改革に取り組んでいる企業の多くがオンライン化を取り入れており、人事労務における課題のほとんどを解決へと導いています。
一体なぜ、業務をオンライン化することで、課題のほとんどが解決できるのでしょうか？その理由と解決方法をお伝えしていきます。
- 深刻化する人事労務課題
- 従来の手法では、現代の人手不足の課題解決は困難
- 課題解決の鍵は、クラウドシステム導入による「オンライン化」
- クラウドシステム導入に潜む「落とし穴」
- クラウドシステム導入前に「必ず」すべきこと
- クラウドシステム×CASTER BIZ HRによる「オンライン化」で、人事労務課題を解決へ
深刻化する人事労務課題
企業の人事労務部門が抱える人事労務担当者の「人手不足」の課題は、年々深刻化しています。
特に2019年〜2021年においては、人事労務にとって激動の年となり、課題は拡大傾向にあります。
その理由は、大きく3つあります。
一つ目が、2019年4月に始まった「働き方改革の施行」です。
労働について規制が加わったことで、人事労務部門はそれに対応する必要性がありました。業務の見直しにより、人事労務の業務負荷が増大した企業も少なくありません。
二つ目が、2020年にはじまった新型コロナウイルス感染症拡大による「急激な働き方の変化」です。
急速なリモートワークの普及により、社員のための早急な環境整備の対応に追われたり、従来の体制では業務進行が追いつかなくなったりと、人事労務部門は対応と変革を強いられてきました。
一部クラウドツールの導入で業務改革をスタートしたものの、既定改定や体制整備が追い付いていない企業が多く残っているのが現状です。
三つ目が、以上の出来事によって顕在化した「働く側の意識の変化」です。
職場に対する優先順位は、給料、企業ブランド、キャリアから、「働き方」「組織の柔軟性」「組織の価値観」へと変化しました。
人事労務担当自身が、自分の価値観に合致する環境を求めて転職するのは、必然のことなのです。
以上のことから、人事労務担当者に求められる業務スキルと業務量は拡大する一方で、担当者一人を採用することや人材を確保し続けること自体が非常に難しいのが現状です。
今や、人事労務担当者の業務増大、経験不足、退職、採用難など、「人手不足」に集約される課題を抱える企業にとって、その課題解決は難航を極めています。
従来の手法では、現代の人手不足の課題解決は困難
人事労務担当者の人手不足という課題解決が難航を極める背景には、従来の手法では、課題が解決しきれなくなっているという状況があります。
これまで、人事労務部門が人手不足課題解決のために採用してきた主な解決策は、「派遣社員の採用」と「社労士事務所へアウトソース」の2つです。
以前はこれらだけでまかなえていたのですが、現在は解決しきれていないのが現状です。
一つ目の「派遣社員の採用」は、人員補充の強い味方で、今でも多くの企業が活用しています。
実際に、派遣会社には経歴やスキル別に多くの派遣スタッフが存在するため、希望するスキルや業務経験を持った派遣社員が必ず短期で見つけることができる点で、有効な手段です。
しかしながら、派遣スタッフに実務実行してもらうためには、指揮命令が必要で、その人材は社内で確保しなければなりません。
また、派遣期間の限度があるため、ナレッジを蓄積することは難しく、新たな派遣スタッフを迎える度に同じ教育を実行し続けなけくてはならず、本質的な課題解決には至りません。
二つ目の「社労士事務所へアウトソース」では、入退社手続きから給与計算まで、人事労務に関する業務をほぼアウトソースできる点で、非常に心強いです。
その一方で、社労士にアウトソースするための情報整理やコミュニケーションには、最低限の専門知識が必要になります。
つまり、アウトソースするために一定レベル以上の人材確保と配置が必要な点で、人手不足の課題は残ったままなのです。
以上の理由から、従来の手法だけでは、現代の人事労務部門の課題解決は困難になっていると言えます。
課題解決の鍵は、クラウドシステム導入による「オンライン化」
ここまでお伝えしてきたように、人事労務の人手不足の課題解決が困難を極めていますが、新たな解決策もあります。
その突破口を開いてくれるのが、クラウドシステム導入による人事労務業務の「オンライン化」です。
みなさんご存知のように、現在は給与計算、勤怠管理、労務管理に関するクラウドシステムが数多く展開されています。そうしたクラウドシステムを導入することで、今まで人力で行っていた細かな作業はシステムが自動でやってくれるようになり、業務負荷が軽減され、打刻漏れなどの業務ミスが防ぎやすくなります。
また、知識と経験はクラウドシステムが蓄えてくれるので、極端に言えば、そのシステムさえ使えれば、深い知識がなくてもスムーズに人事労務業務が回せるようになるのです。
さらには、マニュアルはクラウドシステムベンダーが提供してくれますから、自社で作り込む必要がなく、マニュアルの改廃も不要で、プランによってはチャットサポートも利用できる点で、担当者の育成時間を短縮することが可能になります。
これらの観点から、人手不足の課題解決は、クラウドシステム導入による「オンライン化」が導いてくれると言ってもいいでしょう。
クラウドシステム導入に潜む「落とし穴」
先にお伝えした通り、人手不足の課題解決をするには、クラウドシステム導入が鍵を握っています。
しかしながら、一筋縄では行かないのが実情で、「今すぐクラウドシステムを導入した方がいいですよ！」とは言えないのが正直なところです。
なぜなら、実はそこに、クラウドシステム導入の「落とし穴」が潜んでいるからです。
クラウドシステムは、ユーザーが使いやすいように日々アップデートを重ね、常に進化し続けてくれます。
それは一見いいことばかりのように感じますが、裏を返すと、アップデートに耐え得るようユーザー側で行えるカスタマイズの自由度は低くなっているということです。
つまり、クラウドシステムを導入するためには、まずはユーザー側がシステムに合わせてルールや運用を変更する必要があるのです。
これを知らずしてクラウドシステムを導入してしまうと、非効率な運用が起こり、それをカバーするのに人手が必要になります。
そうなってしまうと、結局クラウドシステムの恩恵は受けることができず、業務改善・人手不足解消のためにクラウドシステムを導入したにも関わらず、今まで以上に業務が煩雑になってしまったということが起こってしまうのです。
また、クラウドシステムは機能改修頻度が高いため、最新情報のキャッチアップと対応が必要不可欠です。「変化にアレルギーのない人材配置」が必要になることも忘れてはいけません。
クラウドシステム導入前に「必ず」すべきこと
では、クラウドシステムを活用して着実に課題解決するために、人事労務部門はどうすれば良いのでしょうか。
それは、クラウドシステムを導入する前に、選定したシステムに合わせて「業務と就業規則を見直す」ことです。
クラウドシステムはそれぞれ特徴があり、手当計算の方法などが異なります。そのため、自社の就業規則とのマッチング具合に影響を及ぼします。
この絶妙な違いというのは、使ってみないとはっきりとはわからないというのが正直なところで、多くの方が苦戦するところです。
だからといって、何度もクラウドシステムの入れ替えを行うのは非現実的ですし、社内の混乱を避けるためにも絶対に避けたいことです。
クラウドシステム×CASTER BIZ HRによる「オンライン化」で、人事労務課題を解決へ
前述したリスクを回避しながら、できるだけ早く確実に課題を解決するには、その道のプロに相談する、または、人事労務業務とクラウドシステムについて経験豊富な人にサポートをお願いするのがベストだと言えます。
CASTER BIZ HRは、「人事労務業務のオンラインアウトソース」サービスです。
人事労務の経験豊富なプロフェッショナルが、企業内の人事労務担当者に代わって、人事労務体制の整備や再構築から、人事労務の実務運用を行い、それを全てオンラインで実行していています。
CASTER BIZ HRが担える実務の幅は幅広く、給与・賞与計算から、勤怠データ集計・勤怠申請チェックなどの勤怠管理、入社前手続き・契約書類作成などの人事業務、社労士との連携など多岐にわたります。
CASTER BIZ HRに業務依頼することで、人事労務担当者の業務負荷を軽減することが可能ですし、CASTER BIZ HR側で実務が実行されるようにしておけば、担当者が退職しても業務が滞ることはなくなり、新任者への引き継ぎも簡単で、教育も不要です。
加えて、CASTER BIZ HRはクラウドシステムの導入支援実績も豊富で、各企業の課題感に合わせたサポートを実施しています。クラウドシステム導入も一括依頼することで、スムーズにシステム導入と業務改革を進めることができます。
その上、システムアップデートへのキャッチアップもCASTER BIZ HRが担うため、担当者が抱えやすい未来への不安は減少します。
こうした理由から、クラウドシステム導入とCASTER BIZ HR活用による「オンライン化」で、人事労務部門における人手不足の課題は、一気に解消されていきます。
実際に、CASTER BIZ HRをすでにご利用いただいているお客様からは、
- ・「自社に専門知識がなくても早く体制が整えられ、新たなシステムも導入できた」
- ・「専任担当者が0人でも人事労務業務が回るようになった」
- ・「業務の属人化が防止できる上に、2人分の人件費削減が削減できている」
という声をいただいています。
CASTER BIZ HRでは、これまでに培った経験から、単なる業務のオンライン化に留まらない、業務の棚卸、クラウドシステムの提案、システム移行、運用までをワンストップで対応しています。
ぜひお気軽にご相談ください。
