導入事例
CASE
給与データ作成・報告まで5営業日短縮。
労務業務のスピードアップを実現。株式会社メディアジーン
経営管理部門HR部マネージャー 西尾 卓様 リーダー 本田 浩子様
デジタルマーケティング戦略を支援する株式会社インフォバーン、「ギズモード・ジャパン」や「ライフハッカー［日本版］」等のメディアブランドを運営する株式会社メディアジーンからなるグループ企業。
グループ全体を統括する立場として、全社の人事労務業務をはじめとするバックオフィス業務を一手に担っています。
今回は、CASTER BIZ HRを活用した人事労務体制の構築について、経営管理部門HR部マネージャーの西尾 卓様、リーダーの本田 浩子様にお話を伺いました。
急な人員異動にスピーディに対応するために
まずは、CASTER BIZ HRの導入背景から教えてください。
本田 浩子様（以下、本田様）CASTER BIZ HRの導入のきっかけになったのは、人事・労務担当者の異動による人手不足です。
当時は私ともうひとりの2名体制で、グループ全体の約250名、パート・アルバイトを含めると約280名の労務業務を担っていました。ところが、そのもうひとりの担当者が急遽、他部署に異動することになってしまったんです。
ふたりで行っていた業務を仮にひとりで行うとなると、キャパシティの問題はもちろんのこと、業務の質を担保できるかというのが大きな懸念点になりました。また、労務業務は経理などの他部門とも連携する必要があるので、作業が遅延すると、その影響が大きく広がってしまいます。
そうした事態を防止しながら、新たな労務体制をするための対応策としてあがってきたのが、アウトソーシングであり、CASTER BIZ HRでした。
西尾 卓様（以下、西尾様）急遽対応しなくてはならなかったこともあって、もうCASTER BIZ HR以外の選択肢はない、くらいのスタートでしたね。
加えて、経営層が業務のアウトソーシング化への意識が高かったこと。経理や総務の業務と重なる部分があったり、業務そのものが属人化してしまったりしたこと。
そうした事情も重なって、抜けた人員をカバーしてもらいながら新たな体制を整備するため、CASTER BIZ HRの導入を決めました。
突然のアウトソーシング化だったのですね。そこに戸惑いや不安はありませんでしたか？
本田様正直なところ不安はたくさんありましたが、当時はもう、やるしかなかったですからね（笑）
でも、1年と数ヶ月たった今では、現在のリモートアシスタントさん抜きでの仕事は考えられないです。それほど導入してよかったですし、助けてもらっています。
給与データ作成・報告まで5営業日短縮
現在は、どのような業務を依頼し、どのような流れで業務を行っていますか？
本田様主にお願いしているのは、月次勤怠締め、有給取得管理表の作成、時間外労働集計表の作成といった勤怠管理周辺業務で、その他には雇用契約書や社内通知書の作成補助なども依頼しています。
まず勤怠管理周辺業務においては、月次勤怠締めを行うために必要な、従業員の勤怠打刻状況チェックと、社員へのリマインドやアラートなどのコミュニケーションからお願いしています。
長時間労働防止の観点から、月に2回、各社員の残業累計時間を確認しているので、リモートアシスタントさんに勤怠打刻状況をチェックしていただき、打刻漏れが見受けられる場合には、「◯日と◯日が未入力ですよ」と、Slackで社員に直接ダイレクトメッセージを送ってもらっています。
無事に月次勤怠が締まると、次は、各部署の責任者に、メンバーの有給取得状況や時間外労働状況をまとめて報告する業務に移ります。
以前は、そのとりまとめと報告を給与計算業務と並行して行っていたため、かなりの時間を要していました。現在はリモートアシスタントさんと分担して行っているので、かなりスピーディに対応できています。
給与計算および給与データ作成は私が実施していて、定められた期日までに経理部門にデータを送るというのが、労務の大事な役割のひとつです。
以前は、どうしても期日ギリギリでの提出になってしまっていたのですが、リモートアシスタントさんと一緒に仕事をするようになってからは、提出が5営業日ほど早くなっています。
経理部門もその効果を実感してくれていると思いますね。
すごいスピードアップですね！雇用契約書、社内通知書の作成についても教えてください。
本田様グループ内には、正社員以外にもパートアルバイトが約30名ほど在籍しています。
3ヶ月に一度契約更新を行う必要があるので、契約内容確認のためのリスト作成をして担当責任者に連絡してもらい、修正箇所があれば修正を行い、雇用契約書の作成補助をしてもらっています。
社内通知書の作成というのは、年に一度、賃金改定が行われた際に発生します。
賃金改定があると、給与システムにデータを取り込んで、それを確認し、従業員に通知するという一連の業務を行う必要があります。しかも、先に説明した通常業務と並行して行うので、かなり大変なんです。
これまで該当月の労務業務時間はかなりの時間数になっていたのですが、リモートアシスタントさんに手伝ってもらうようになってからは、多少の残業対応で完了できるので、本当にありがたいです。
アウトソーシングがもたらす様々な効果
スピードアップ以外にも何かお役に立てていることはありますか？
本田様副次的な効果はたくさんあります。
まず、先ほど挙げた勤怠打刻のアラート。これには、想定外の効果を感じています。
社員からすると、勤怠打刻作業は自分の業務より優先度が低くなりがちなんですが、外部の方から促されることで、そこに緊張感が生まれたのではないかと思います。以前に比べると、打刻状況の改善が見られます。
また、業務全体の質も向上しています。
以前は、確認体制が整っていなかったこともあって時折ミスが生じてしまうこともあったのですが、現在はダブルチェック体制を敷いてくれているので、クオリティが担保できています。
業務をアウトソーシングするにあたっては、このクオリティが不安要素のひとつだったのですが、いつも期待するアウトプットをしてくださるので、安心してお任せできています。
西尾さん、マネジメントの視点からはいかがですか？
西尾様私の立場からすると、リモートアシスタントさんと労務担当者のやりとりをチャット上で見られるのはすごくいいですよ。
チャットを見れば、今どの業務を行っているのか、その業務がどの段階にあるのか、どんなことに困っているのか、何が大変なのかが見て取れます。アウトソーシングするだけで、業務が可視化されていく。これは非常にありがたいと思います。
「アウトソーシングすると、社内にノウハウが溜まらないのではないか？」と懸念される方もいるかもしれませんが、うちでは、むしろノウハウが蓄積されています。
本田様私も同感です。社内のふたり体制でやったときは、業務の内容もやり方も状況もすべてがお互いの頭の中に入ってしまっていたので、体系化も可視化もできていませんでした。
でも、外部に切り出すことによって、業務をまとめたり確認したりしなくてはいけません。
その段階で、ある程度の整理ができますし、日々の積み重ねの中で業務がアップデートされて、ノウハウも溜まってきてきていると感じます。
CASTER BIZ HRは一緒に仕事をしてくれるチームメンバー
たくさんいいお話をありがとうございます！
とはいえ、アウトソーシング化も容易ではないと思いますが、苦労したことはありますか？
本田様軌道に乗るまでは大変だったのは事実ですね。独自ルールもありますし、確認するポイントが随所で発生しますからね。
業務内容をお伝えして、自社業務にフィットするよう慣れていただくところが少し大変で、軌道に乗るまで2〜3ヶ月はかかったと思います。
西尾様そうですね。最初は本田さんに苦労させましたし、私も不安な中で進めました。
でもそれって、考えてみればCASTER BIZ HRに依頼しようが、新しい人を採用しようが一緒のことなんですよね。どうせ同じなのであれば、経験とノウハウをたくさん持つCASTER BIZ HRを信頼してお願いするというのは、有効な手段だったと感じています。
そうして信頼してお任せいただけるのは、私たちも嬉しいです。
CASTER BIZ HRして1年数ヶ月。手のかかるところをCASTER BIZ HRが担当し、本田さんのアシストをするというかたちで、新たな労務体制を確立されているのですね。
西尾様そうですね。アウトソーシングというと、ちょっと機械的なイメージを持つ方がいるかもしれませんが、全然そんなことないんです。
毎週定例ミーティングを実施しながら、雑談のようなコミュニケーションもとりながら、一緒に業務をやっている感覚がすごくあります。
本田様発注側・受注側という関係性ではなく、社員の給与が無事に支払われ、会社の数字にも反映されるところまでを毎月遂行する「チーム」として一緒に取り組んでいる。そんな感覚です。
そう感じるのは、リモートアシスタントさんが「こういうやり方はどうですか？」とか、先回りして「これやっておきますね」と、能動的かつ丁寧な仕事をしてくださる、その仕事ぶりも大きいです。
正直、私たちのチーム担当から離さないでほしいなって（笑）
西尾様本当にその通りで、我々の同僚ができたみたいな感じです。これからも一緒に働いて欲しいですね。
ありがとうございます。
最後に、これからどのようなHR部門にしていきたと考えているか、今後の展望を聞かせてください。
西尾様先日新たに、本田さんには、新任マネージャー向け労務知識研修を実施してもらいました。そうした新しい取り組みができるようになった背景には、本田さんの頑張りはもちろんのこと、CASTER BIZ HRの影響もあるのかなと思うんです。
メンバーには、手だけでなく頭を使って仕事をする時間を増やしてほしいですし、結果的にはそれがメンバーのためになると思っているので、そうした仕事をしていくためにも、引き続きCASTER BIZ HRのリモートアシスタントさんにはお力添えいただきたいですね。
本田様アウトソーシングできる労務業務がある一方で、会社を良くしていく、従業員をケアする仕事というのは、その場にいる社員にしかできないことかなと思います。
時間と心に余裕があると、そうした仕事に時間を使えるようになるので、バランスをとりながら、アップデートを重ねながら、よりよいHR部門の在り方を考えながら進んでいきたいと思います。
