『学ぶ喜びをすべての人へ』をミッションに、学びに寄り添うプラットフォームとして、学生個人や教育機関向けに「Studyplus」をはじめとする学習管理アプリの開発・運営をするスタディプラス株式会社。

労務体制変更に伴いCASTER BIZ HRを導入し、現在は新しい人事労務システム導入にも取り組まれています。取締役CFO兼管理部長の中島 花絵様にお話を伺いました。

未経験労務担当のサポーター！？困った時のCASTER BIZ HR

まずは、CASTER BIZ HRの導入背景から教えてください。

弊社は現在60名ほどの組織で、バックオフィス業務は限られたリソースで回しています。以前は専任の労務担当者がいたのですが、そのメンバーの退職にあたって体制変更が必要になり、急遽、未経験のメンバーに労務をお願いすることになりました。

しかしながら、当然そのメンバーには労務の経験も知識もありません。そんなメンバーをたった一人労務担当者にするのは、負担が大きすぎます。

そこで、新人担当者への負担を極力減らしながら、スムーズに体制変更するための解決方法として真っ先に思い浮かんだのがCASTER BIZ HRでした。

というのも、以前から姉妹サービスのCASTER BIZ 経理を経理部門で採用していて、業務やコミュニケーションが非常にうまくいっていたので、他サービスを比較検討することなく、すぐにCASTER BIZ HRを導入しました。

利用中のサービスとはいえ、違う分野となれば、中島様や新任担当者の方に不安や心配はありませんでしたか？

CASTER BIZ HRに対する不安はなかったですね。

私自身、法務・会計に比べると、人事・労務の知識が少なかったので、近くでサポートしてくれる知見豊富な方が必要だと感じていました。
CASTER BIZ HRにお願いすればその懸念は解消されますし、自社に専門知識がなくても早く体制が整えられます。

また、それまでのCASTER BIZ 経理の利用を通じて、主体性をもって意見を言っていただいたり提案いただいたりコミュニケーションしていただけることが、業務を依頼できる以上に良いポイントだと思っていました。

今回の労務分野においてもそのような仕事を期待していましたから、CASTER BIZ HR以外の選択肢は考えませんでしたね。

自社理解があるから安心して任せられる。人事労務freeeの初期設計〜運用

具体的に依頼している業務内容を教えてください。

今はちょうどシステムの移行時期にあって、既存のクラウド人事労務ソフトから「人事労務freee」への移行業務をメインに行ってもらっています。
その他には、社労士の方の給与計算ダブルチェック業務、slack上で社員からの問い合わせに対応するという人事労務担当者補佐業務をお願いしています。

以前は、クラウド人事労務ソフトでの入社・退職に関わる業務、勤怠締め、給与計算前準備などをお願いしている時期もありましたが、期間を経て業務改善を行う中で、依頼内容は変化していますね。

CASTER BIZ HRを導入してよかったことはありますか？

労務部門の体制変更がスムーズに行えたのも、労務未経験者を担当者に据えれたのも、CASTER BIZ HRのオンラインアシスタントさんがいたからですし、人事労務freeeへの移行を進められているのも、CASTER BIZ HRのサポートがあるからです。

特に人事労務freeeへの移行については、経営データを見える化するために必要だと前々から感じていました。でも、既存システムが業務に支障をきたしているわけではないですし、労務知識が十分ではない状況だったので、移行に踏み出せずにいました。

今回のシステム移行を進められているのは、人事労務freeeの知識と経験が豊富なオンラインアシスタントさんがリードしてくれているからというのは間違いありません。

人事労務freeeへの移行においては、どのような点に価値を感じていただけていますか？

初期設計から運用まで、すべての工程をサポートいただける点だと思います。
部分的ではなくフルサポートいただけるのは非常にありがたいですし、唯一無二のサービスではないでしょうか。

「人事労務システムにおけるサポート」とひとことで言っても、実はすごく幅広いんですよね。

例えば、システム移行や導入サポートは導入コンサルタントに依頼できますが、彼らに設計や構築、アドバイスをお願いできても、運用は依頼できません。また、運用のために派遣やアルバイトの方に実務をお願いできたとしても、システム導入部分は正直難しいですよね。

一般的に考えるとまずは前者に依頼することになりますが、現場の人間からすると、「コンサルタントの方に社内のことをどこまで理解してもらえているのだろうか…」という不安も実はあるんです。実際に運用をはじめてみたら理想とは違った…なんてことは、世の中でよく耳にする話だと思います。

そう考えると、CASTER BIZ HRは工夫次第でそのようなリスクも軽減できるサービスだと思うんです。

システム導入したい数ヶ月前からCASTER BIZ HRにチームに加わってもらえば、事前に自社の業務特性を理解してもらうことができます。その上で、初期設計のミーティングに参加してどんどん意見してもらうことで、自社に最適な導入に導いてもらうことができます。
専門知識が必要な構築ももちろんお願いできますし、運用がスタートしたら、日々の細かな運用業務もサポートしてもらえるので、社内の担当者も戸惑うことなく、非常にスムーズにシステム導入できるはずです。

現に、弊社で進行中のシステム移行においても、会社や業務への理解があるオンラインアシスタントさんにリードいただいているので、こちらの指示はほとんど必要なく、順調に進めていただいています。

小さなタスクより大きな仕事ほど相談すべき

CASTER BIZ HRを検討している方に向けて、アドバイスや活用のコツを聞かせてください。

会社が何を求めるか次第で変わってきますが、「大きな仕事」を求めた方がお互いにとっていいなと、実際に利用してみて感じています。
“いちアシスタント” の印象で小さなタスクばかりを依頼してしまうと、自分の周辺だけの業務効率化に留まってしまい、それ以上の成果を得られないと思います。
もちろん作業者としての動きをしていただくのは可能ですし得意とされていることですが、作業を “こなす” だけなら、CASTER BIZ HRじゃなくてもいいと思うんです。

主体的に関わっていただける仕事を依頼することで、CASTER BIZ HRを最大限活用できます。

また、業務アウトソーシングにおいては、ノウハウ蓄積のために「社員の層を厚くすべき」とか「業務を外部に切り出すべきじゃない」なんて声も、社内外からあるはずです。
でも私は、その逆の意見です。

CASTER BIZ HRに依頼することで業務の属人化を防げますし、CASTER BIZ HR内にノウハウもマニュアルも蓄積されていくので、最も資産を残しやすい方法ではないでしょうか。

ありがとうございます。最後に今後の展望を聞かせてください。

私たちは、バックオフィス部門において大事にしていることが2つあります。

まずひとつは、各事業部の独自性をサポートするバックオフィスであることです。

弊社は事業部制を採用しているので、事業部長にほとんどの権限と責任を渡しています。そのため、事業部ごとに働き方も違えば方針も違っていて、各部でキャラクターが大きく異なるんです。彼らがそれぞれ最大限のパフォーマンス発揮ができるようサポートするのがバックオフィスの役目だと思っています。

もう一つが、誰もがスムーズに活躍できる会社をつくることです。

教育分野のベンチャー企業である弊社には、実に様々なバックグラウンドのメンバーが集まっています。元IT関連会社勤務はもちろんのこと、元ゲーム会社勤務、元高校講師、元塾運営者…などバックグラウンドが本当に様々なので、それぞれの常識が異なるんです。

事業拡大していくために多様なメンバーの存在が必要不可欠になりますが、運営面で困らないのはもちろんのこと、誰に入社いただいても、スムーズかつ安心して働ける場所にしていくのが、バックオフィスの大切な役目です。

2つを大事にしたい一方で、すべての要望ややりたいことを受け入れるのは現実的ではありません。その理想と現実のベストな妥協点を探すのも、バックオフィスが担う重要な役割のひとつになります。

事業部の独自性をできる限り尊重し、柔軟に対応できる土壌を作るには、選択肢の幅を広げておくことが必要であり、それはCASTER BIZ HRに加わってもらうことで実現可能になっています。

今後も会社が成長していくためにはバックオフィスが非常に重要な役割を果たしていくと思っているので、2つの軸を大切に、より一層強化していきたいですね。

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