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当てはまったら要注意！人事労務をキケンにさらすポイント11
「オンライン経理労務がスタンダートな世の中に」をミッションに掲げるCASTER BIZ HRが「人事労務業務のオンラインアウトソース」を実現してきた中で見えてきた人事労務や経理業務のような専門スキルが必要な部門こそ、オンライン化するメリットが大きい！といことを、様々な視点から伝えていきたいと思います。
あなたの会社は何個あてはまる?
次にあげる項目のうち、あなたの会社にあてはまるこうもくはいくつあるでしょうか
- ☑勤怠締めに3日以上かかる
- ☑勤怠を週次で締めていない
- ☑給与計算に2人以上の工数かけている
- ☑ツール外の手作業がある
- ☑担当者以外、わかる人がいない
- ☑勤怠管理や給与計算のマニュアルがない
- ☑専門知識のある人がいない
- ☑勤怠情報を手作業で修正している
- ☑エクセルで情報を管理している
3つ以上あてはまったらキケンです
多くの従業員さんを抱えると、いくつかの項目はあてはまってしまうものですがもし3つ以上あてはまってしまったら、今後多くのリスクを抱えることになるでしょう。
上記11個の項目は、弊社をご利用いただく企業でオンライン人事労務を構築する過程でヒアリングした内容をもとに、「致命的に困っている」ものをまとめたものです。
一つ一つはさほどたいしたことないように思えますが、これが3つ以上該当してしまうとその非効率で非生産性による影響が、芋づる式にあらゆる場面に波及していることがわかりました。
その「キケン」が影響することとは
まず、この11個の項目が表しているのは「今の人事労務体制の問題」なのですが
その問題を整理しますと
①手順の複雑さ
②教育のしづらさ
③正しい知識を生かせていない
この3つに絞ることができます。
そしてこの3つは、それぞれに関連する性質があるのでとても厄介なのです。
例えば①の「手順の複雑さ」は、ミスを誘発しやすく、ミスを防ぐためにいくつものチェック項目が必要になります。
＜芋づる式の例＞
勤怠チェックを行うときに
従業員の部署や働き方の違いによって、チェック項目や注意点が異なると
↓
一人一人の対応が必要になる。
↓
その分マニュアルも多くなる。
↓
チェックや注意点を処理するのに、1件当たりにかかる工数が多く
恒久的に担当者の業務がひっ迫する（＝勤怠締めに3日以上かかる構図）
↓
効率化を考える暇がなく、なし崩し的に現任者が毎月こなすしかない
↓
ナレッジが他の人に共有されず、属人化してしまう（＝勤怠管理や給与計算のマニュアルがない）
この流れのどこかに、正しい知識を持った人がミスにならない運用へとテコ入れできればいいのですが、皆が忙しく正しい知識を取り入れる時間すらない（＝担当者以外、わかる人がいない）
この状態にテコ入れせずにいると
- ・現任者の退職リスクが甚大
- ・働き方を自由に変えられない
- ・事業拡大へのハードルが高くなる
- ・採用における差別化に不利になる
といったリスクがついて回ります。
①手順の複雑さは、自社にあったシステムを導入するか、システムに合わせた運用に変えることで解決できます
②教育のしづらさは、「質の良い教育は、質の良いマニュアルから」の通り、知らない人がある日突然担当になっても作業できるようなマニュアル作りへ
③正しい知識を生かせていないのは、担当者が本来スキルや経験を生かすポイントに、しっかりフォーカスさせられる体制づくりを。
この3つの問題は、すべてCASTER BIZ HRで解決できます!
