マネージャーこそ気づきたい。クラウドツールと人事労務業務の相性について

社内において業務改善のために方針転換や新しいチャレンジをする際、コスト面の議題は必ずあがるもの。
人事労務部門でコスト削減や効率化を強いられた場合に検討材料に入れてほしいことが「クラウドツールの導入」です。

*クラウドとは、インターネット上でソフトウエアやその機能、そしてデータ保管などを利用できるサービスのことですね。
ご自身のPCへインストールする必要がありません。データがあなたのパソコンではなくネットワークにつながった先に保存されるため、他者とのデータ共有が簡単になります。
これがクラウドサービスの大きな特徴です。

クラウドツールを導入すると、本当にコスト削減になるのでしょうか?
コストと聞くとまずは支出費用などお金のことが思い浮かびますが、それだけではありません。
今回は、クラウドサービスを使うことによって改善が期待される「コスト」について広い視点から考えていきます。

『見えないコスト』を考えよう【気づくかどうかで部署のこれからが変わる】

物理的コスト

人事労務にかかる資料をすべてオフラインで管理することは、書類保管スペースが膨大になるということであり、紛失・漏洩・盗難の恐れがあります。
印刷やファイリングという小さな作業の積み重ねによる大量の紙(年間で何度も見ないかもしれないのに印刷するの?)。
こうした物理的コストは、人事労務業務をオンライン化することによって劇的に改善することができます。

また、クラウド上にデータがあれば、いつ起こっても不思議ではない災害が発生した場合に、保管書類が滅失して何もわからなくなったという事態も避けられます。
サービス提供事業者による復旧作業後、業務再開の準備がととのうのも嬉しい要素です。

時間的コスト

始業時間から終業時間までにできる業務量は、効率化や生産性と直結します。
あなたの人事労務チームに、紙ベースの人事・入退社書類、Excelでの勤怠管理や給与計算、Wordでの証明書類作成などという業務が含まれていたら、
クラウド勤怠ソフトやクラウド給与計算ソフトを導入する価値は絶大です。

クラウドツールにはすでに確立されているマニュアルがあり、チャットや電話によるサポートもあるので、イチからのマニュアル作成やトラブル時の「業務にかかる時間」へのコスト削減ができます。
さらに、管理者レベルの社員が基礎的な操作を覚えることで情報共有を容易にできるため、毎月時間をかけている給与計算資料をメール送信もしくは印刷する手間が省けます。
人事労務担当者が必要書類を用意し申請する時間や、管理者が資料を受け取って承認までにかかる時間というのは、合計してみると実は膨大な時間なのです。

そして一つのクラウドツールに統合・オンライン化することでこれまでの業務フローを一括管理できるようになるため、大幅な効率化が期待されます。

精神的・労力的コスト

集中力を使う業務(たとえば入力ミスが許されない人事書類作成、チェック業務等)が積み重なると、疲れやストレスによって作業効率が落ちる可能性を否定できません。
「今日はあれとこれとそれで手一杯・・・」となり、本来やっておきたい業務に到達するまでに疲弊してしまいます。
疲れ具合というのはその人の主観によるものなので、数値で客観的に判断することが難しいものです。こういった負荷が従業員にかかると、長期的な観点でみると、
失われる精神的・労力的なコストは非常に大きなものになるでしょう。
クラウドツールで業務を一元管理できるようになると、見えないコストである労力コストが減り、従業員もメリハリをつけて仕事に望めます。

『見えるコスト=経済的(お金)コスト』を考えよう【クラウドサービス vs. インストール型ソフトウェア】

クラウドサービス

・すでにサービス事業者が開発運用しているものであるため、自社でエンジニアを手配するよりも、導入期間と初期費用をおさえることができます。
・月額プランや年額プランなど、チームに合わせた運用ができ、また1アカウントで複数人数での共有ができるためランニングコストも手頃な範囲に収まります。
・アップデートやプログラム更新を無料で行えます。
・サーバーを自社で用意する必要がなく、データバックアップサービスを取り入れている事業者もあります。

インストール型ソフトウェア

・人事労務ソフトは社労士や会計士の使用するソフトウェアを勧められる場合があり、その専門性からライセンス価格が高額になることが少なくありません。また場合によってはチームの人数分のソフトウェア購入費がかかるため、初期費用が膨らむ場合があります。
・バージョンアップ時や法改正などで、買い替えが必要になる場合、初期費用と同額程度の支出が見込まれます。
・バージョンアップ時までは追加費用はなく、また月額費用等もライセンス費に含まれることがあるため、ランニングコストはさほど高くないでしょう。
・自社サーバー内にデータ保管している場合はセキュリティやサーバー保守費用がかかります。

コスト削減と効率化、クラウドツール導入で同時に実現可能

人事労務業務をはじめとするバックオフィス業務で新しい業務提案をしたとしても、「会社の売上や利益に直結しないから」と、部署にコストをかけてもらえない経験をしたことがある人もいるのではないでしょうか。だからこそ、見えないコストと見えるコストの両視点から効率アップを目指せることに管理者レベルの社員が気付き、いち早く反応することが大切です。

業務のオンライン化により効率化が実現すると、将来的にチームや会社全体での利益につながります。今は人数の多い大企業よりも、仕組みがシンプルな中小企業の方がオンライン化が進んでいる現状があります。

複数の視点でコストや効率を見直したい人事労務チームの皆さん、オンライン化の検討や、クラウドツール導入〜整備〜運用まで、人事労務のプロが揃うCASTER BIZ 労務がお手伝いします。気軽にご相談ください。

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