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「人事労務の業務代行って本当にいいことづくし？」業務代行サービスのメリットとデメリットとは
人事労務業務の業務代行サービス導入を考え始めた段階で、まずはご自身でいろいろとサービス内容を調べていることと思います。良い部分はイメージしやすいですが、そうでない部分は実際のところ使ってみないことには思い浮かびにくいもの。
このページをご覧いただいているあなたに、業務代行の良し悪しをキャスターが正直にお答えします。どんな便利なサービスにも一長一短あるものですが、デメリットをあらかじめ知っておくことで円滑な運用が可能です。短所をカバーするためにキャスターがとっている対抗策も合わせてご紹介します。
メリットは各所で紹介されるためイメージしやすい
業務代行サービスのメリットとしてよく挙げられるのは以下の４つです。
・業務の質が向上する
代行業者はそれぞれのクライアントのニーズに合う専門性の高い人材を揃えています。特に自社に専任スタッフがいない場合には、ミスを減らしたり法令違反や対応漏れを未然に防いだりできます。
・人材の有効活用
特に小規模な企業にありがちですが、人事労務業務を兼務する社員がいる場合は、その人本来の業務に集中できるようになり、業績・売上に直結する業務に人材や資源をまわすことができるようになります。
・社員の労働時間を削減できる
オンラインツールやクラウドツールを導入して、システムを効率的に活用することにより、作業工程の減少が見込まれます。長時間労働になりがちな人事労務部署の従業員の働き方を見直すきっかけにもなります。
・繁忙期対応、人員確保を外部に頼れる
人事労務業務は通常期と繁忙期で必要人員が増減する部署です。知識と経験を要することから、臨時スタッフを雇うとしても条件をつけて探さなければなりません。この部分を代行するだけでも社内での負担軽減となります。また、人材不足時の経験者採用にこだわる必要がなくなります。
想定されるデメリットにはこんな対抗策があります
・社内にノウハウが貯まりにくい
キャスターでは業務フローを構築して「マニュアルの見える化」を基本としています。専任スタッフがいなくても、業務代行を利用しながら社内でもノウハウを貯められます！
・セキュリティ上の懸念がある
クラウドツールの使用権限を分けることでログが残り、誰が作業したかを明確にできます。ですので、むしろクラウドツールで作業者を管理したほうが安全と言えます。さらに、VDI（仮想デスクトップ基盤 ※後述）という仕組みを導入すれば、データをローカルディスクに保存できないため安全性が高まります。
※手元の端末で通常行う処理をサーバ上の仮想化されたPCで実行し、利用者の端末（パソコン／タブレット／スマートフォン）にはその「画面だけ」を転送します。これにより情報漏えいのリスクが軽減されます。
・代行業者ができない業務内容もある（委託先が社労士ではない場合など）
キャスターは社労士とも密に連携しています。キャスターのみでは対応できない作業を、クライアントの顧問社労士と連携し、クライアントに手間をかけさせることなく進めることができます。また、社労士の紹介も承っています。
・サービス利用内容によっては高額になる場合がある
業務の棚卸しをして、どこからどこまでを委託するかを選別できるため、計画的に予算内で収める運用を実現できます。
・コミュニケーションの手間が新しく生まれる
ほとんどの場合、委託先とのやりとりはチャットツールやビデオ会議などオンラインになるでしょう。認識の齟齬に気をつける必要があるため、小さなことでも記録に残すなど、不透明な部分を残さないように便利なオンラインツールを積極的に活用していきましょう。責任の所在が不明確にならないよう両側の担当者の意識づくりも大切です。
・地域の雇用が1～2人分減ってしまう可能性がある
業務代行サービスを選択するということは、本来は社内で新規雇用が生まれる可能性があったものが、生まれなくなるということ。ですので、「雇用を守りたい！」という企業には、完全委託するというのは向かないため、部分委託や繁忙期のみの利用に留めるなど、うまく取り入れて業務量負担を減らす方法を考えてみるとよいでしょう。
業務代行サービスのメリットを最大限に享受するには
こうしてみると一見多く見えるデメリットですが、あらかじめ知ったうえで対策を練っておけば、大きな障害にはなりにくいのではないでしょうか。むしろ、業務効率化や生産性の向上、社員の負担減を考えると、導入メリットの方が大きいと判断できます。
ただし、業務代行サービスのメリットを最大限に享受するには、自社に当てはまりそうなデメリット対策をいつでも実行できるよう備えておくのが吉。導入後の「しまった」「思っていた／聞いていたのと違った」を防ぐためにも、自社の現状や目的を把握したうえで運用を進めましょう。
現状把握のお手伝いやフォローアップについては実績豊富なキャスターにお任せください！
