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年末調整で困らないオンライン人事労務の作り方
「オンライン経理労務がスタンダートな世の中に」をミッションに掲げるCASTER BIZ 労務が「人事労務業務のオンラインアウトソース」を実現してきた中で見えてきた人事労務や経理業務のような専門スキルが必要な部門こそ、オンライン化するメリットが大きい！といことを、様々な視点から伝えていきたいと思います。
労務事務3大イベント
労務業務は月々の給与計算をもとに年間３つの重要な申告を行います。
この申告にかかる事務作業が大変なんです。
- ・労働保険の年度更新
- ・算定基礎届
- ・年末調整
申告が大変な理由
- ・提出先が違うので集計方法が異なる
- ・提出先指定の様式に合わせる必要がある
- ・法制度が変わると集計ロジックが変わる
中でもここ数年でルールが大きく変わったものといえば年末調整です。
年末調整は従業員からの情報に左右される
自動化できるツールとして先にRPAをご紹介しましたが、世の中にある「システム」はどれも、特定の業務を自動で行ってくれるものなんですね。
しかし、どのように使うかによって、本来自動化による享受を受けられるはずの担当者が楽になるどころか、余計な手間が増え、システムのメンテナンスにも時間がかかり、業務過多に陥ってしまいます。
そうならないためにまず最初に目を向けるのはゴールから逆算した「流れ」です。
給与明細を発行するまでに、必要なステップを洗い出します。
そうすると、最後に（つまり最初のステップ）は「従業員の出勤」に行きつくでしょう。
ということは「従業員の出勤打刻」から自動化できる仕組みを考えるのが正しいです。
出勤打刻の自動化の例として、ピットタッチのように、ICカードをかざすだけで出勤打刻ができる機械や、人事労務freeeのように位置情報を同時に取得できる「スマホ打刻」機能などがあります。
その後のステップとしては、勤怠の打刻漏れや異常勤怠のチェックです。
これは、クラウドソフトがアラート機能を持っているので、条件設定さえしておけば自動でアラートを発行してくれます。
このように、業務のゴールからスタートまでを遡って「流れ」を整理し、スタート地点から自動化するべきです。
ちなみに、勤怠打刻から自動化すると、当然給与計算はボタン一つででき、給与計算にかかる日数は最短1日で完了します。
操作がたった１つ増えただけで、最大３つのリスクが増える罠
「自動化」は私たちのようなオンラインBPOサービスにとっては必要不可欠な業務改善です。
いつも「どこか自動化できるポイントはないかな」とアンテナを張り巡らせていますが、私が思う究極の自動化されたシステムは「無人コンビニ」だと思います。
人が入店し、好きな商品をバッグに入れて店を出る。ただそれだけで支払が済まされている。
レジを通るでもなく、支払いを済ませたわけでもないのに買い物が完結するシームレスな仕組みが出来上がっていますよね。
さらに、どんな商品を選んでも、どんな人であっても同じステップで完結するわけですから、ほんとによくできた仕組みだと思います。
これが給与計算や会計業務にも適用できたら夢のようだと思います。
これと同じ仕組みとまでは言わなくても、これに近い仕組みならCASTER BIZ 労務でも作れますよ！
年末調整をオンラインで完結する仕組みづくり
年間約2000名分の年末調整業務をサポートするCASTER BIZ 労務がやっていることとはCASTER BIZ 労務では、人力作業をベースとした運用ではなくクラウドツールが持つ機能を生かせる業務運用を作ります。
クラウドツールをベースとした運用は、ヒューマンエラーやそこから発生するチェック、修正作業、計算ミスにかかる時間や負担を軽減することができます。
具体的には．．．
クラウドツール導入サポート
- ・就業規則、賃金規程、現状のヒアリング情報から、企業様に最適なクラウドツール選定するサポートをいたします。
- ・ツールの設定、データ移行まるごとお引き受け。必要な情報すべて設定いたします。
- ・社員様向けマニュアル、管理者様向けマニュアル作成もおまかせください。
- ・オンラインでのツール使用方法レクチャーも承ります。
入退社管理
- ・入退社社員の登録や情報の管理
- ・必要な手続きのリストアップ
- ・書類整理
従業員情報管理
- ・従業員情報の変更に関する対応
- ・手当控除額の整理
勤怠管理
- ・日々の打刻漏れを防ぐための仕組みづくりからご提案させていただきます。
- ・適切な打刻がなされていないなど、エラーチェックを行います。
- ・ご希望に応じて、社員様への打刻状況照会を直接行うことも可能です。
- ・勤怠集計、給与計算ツールへの連携、まるごとお引き受けいたします。
勤怠管理+α
- ・有給付与、有給取得、法令に準じた状況になっているか、管理いたします。
給与計算
- ・クラウドツールを使用した給与計算
- ・給与明細web発行
- ・振込データ作成
- ・住民税納付データ作成
【その他】
- ・社労士さんとの連携
- ・従業員さんからのヘルプデスク対応
つまり、労務部門としての役割を『CASTER BIZ 労務』が担うことができるんです。
